UNIDAD III COMUNICACIÓN ESCRITA

UNIDAD III COMUNICACIÓN ESCRITA

La comunicación escrita. Qué es y qué implica escribir.

Según Nunan (1991), el lenguaje escrito se considera más complejo que el lenguaje oral. Dicha complejidad viene determinada por la densidad léxica (lexical density) (Tribble, 1996: 18), es decir, por el número de palabras léxicas o de contenido que se utilizan en el lenguaje escrito. Las estructuras gramaticales que normalmente se usan en textos escritos formales son bastante simples, al contrario de lo que ocurre en el lenguaje hablado.

La escritura como proceso.

Escribir es un proceso cognitivo complejo, el cual involucra tres subprocesos: planeación, redacción o textualización y revisión, se puede establecer una clasificación de estrategias de la expresión escrita. Flower (1989) propone diversas estrategias para trabajar el proceso global de composición:

-Analizar la situación de comunicación.

El alumno debe interrogarse sobre el sentido del escrito que se quiere producir: ¿Quién lo leerá? ¿Qué se quiere conseguir?

¿Qué se sabe del tema?

-Generar ideas.

Una técnica útil, el torbellino de ideas que consiste en concentrarse durante unos pocos minutos en un tema y apuntar todo lo que se nos ocurra, hacerse preguntas sobre el tema, dibujar, etc.

-Organizar ideas.

Entre estas técnicas se destacan: listas, clasificaciones de información, mapas mentales, ideogramas, esquemas, etc.

-Revisar técnicas.

Consiste en aplicar reglas de economía y eficacia a la frase, aumentar la legibilidad del texto, revisar la gramática, la ortografía, etc.

-Valorar técnicas.

Leer el borrador en voz alta, releerlo críticamente, hacer relecturas selectivas con especial atención en aspectos parciales. Cassany, Luna y Sanz (2000: 268), partiendo de investigaciones y de las teorías cognitivas, lingüísticas, psicolingüísticas, sociolingüística y constructivista establecen una clasificación extensa de estrategias para la expresión escrita que tienen finalidades didácticas.

Estas estrategias se presentan en función de los subprocesos implicados en la producción de textos escritos: planificación, redacción y revisión.

Estrategias de planificación:

- Analizar los elementos de la situación de comunicación (emisor, receptor, propósito, tema, etc.)

- Formular con palabras el objetivo de una comunicación escrita: ¿qué se espera conseguir?

- Consultar fuentes de información diversas: enciclopedias, diccionarios, etc.

- Aplicar técnicas diversas de organización de ideas (esquemas jerárquicos, ideogramas, palabras clave, etc.).

- Determinar cómo será el texto (extensión, tono, presentación, etc.)

- Elaborar borradores Estrategias de redacción:

- Proceder a plasmar sobre el papel las ideas.

- Concentrarse selectivamente en diversos aspectos del texto.

- Manejar el lenguaje para lograr el efecto deseado.

- Utilizar la sintaxis correcta y seleccionar vocabulario.

Estrategias de revisión:

- Comparar el texto producido con los planes previos.

- Leer de forma selectiva, concentrándose en distintos aspectos: contenido (ideas, estructura, etc.) o forma (gramática, puntuación, ortografía, etc.).

- Dominar diversas formas de rehacer o retocar un texto: eliminar o añadir palabras o frases, utilizar sinónimos, reformulación global.

- Estudiar modelos.

Antes de escribir: (Preescritura)

- Explicar el objetivo que se tiene cuando se escribe.

- Construir ideas acerca del contenido del texto y su relación con los conocimientos previos.

- Tomar conciencia sobre: ¿Para quién estoy escribiendo?, ¿Qué tipo de texto quiero escribir?, ¿Porqué escribo?

Durante la escritura: (Textualización)

- Identificar las dificultades que impiden expresar las ideas.

- Utilizar palabras, oraciones y párrafos para comunicarse.

- Asegurar la coherencia y cohesión del texto.

- Seleccionar ideas principales y secundarias.

Después de la escritura: (Postescritura)

- Analizar la calidad del contenido: amplitud, riqueza, profundidad y precisión de las ideas.

- Revisar la organización y presentación del contenido: estructura del texto y de las unidades que lo componen.

- Confirmar o rechazar el estilo de la escritura: adecuación a la audiencia ya la finalidad.

- Corregir aspectos morfológicos, sintácticos, léxico, ortografía.

La Comunicación en Ingeniería

El ingeniero como escritor

Durante el curso de su carrera, es probable que los ingenieros sean requeridos para escribir memorandos y cartas, así como para elaborar informes técnicos, artículos y especificaciones. Antes de considerar con detalles estas tipos de escritos expondremos algunas directrices generales para escribir con efectividad.

Directrices para una escritura efectiva

En esta sección damos varias sugerencias para convertirse en un escritor eficaz. Aunque éstas fueron escogidas pensando en el estudiante de ingeniería, se puede aplicar en la elaboración de escritos de varias clases.

• Planee y organice sus ideas antes de escribir. según palabras de Strunk White (1): “La planificación debe preceder deliberadamente al acto de escribir. el primer principio de la composición, por lo tanto, es prever o determinar la forma de lo que va a ser, y tratar de conseguir esa forma”.

• prepare un esquema. Muchos escritores, en especial aquellos que no tienen experiencia, encuentran muy conveniente preparar un esquema del trabajo propuesto. este ejercicio ayuda al escritor a concebir de manera general la composición, y mejorar su lógica y su orden interno. proporciona también un marco de referencia ordenado y una base para aumentar la productividad y eficiencia en la escritura.

• Evite una estructura monótona. Haga el párrafo la unidad de composición. Éste debe incluir una idea central y tener como introducción una oración sobre el tema que se tratará. en los escritos técnicos y de otro tipo, a menudo conviene dividir una composición en capítulos, secciones y subsecciones con encabezados o títulos apropiados. para mejorar la claridad y proporcionar una variedad de estilo, presente la información o los datos complejos en forma de lista o tablas más que en forma narrativa.

• Procure ser breve y claro. “el secreto de una buena escritura”, afirma Zissner (3),”es dejar cada oración en sus componentes más limpios”. las oraciones breves por lo general son preferibles a las extensas. generalmente las palabras cortas son mejores que las largas (4). por ejemplo:

• cerca es preferible a en estrecha proximidad
• escaso es preferible a en poca cantidad
• ahora es preferible a en este punto del tiempo

• Adapte su estilo al tipo de lector. Los escritores deben considerar el grado de educación, nivel socioeconómico, edad e interés de los lectores, y escoge un estilo de escritura apropiada al tipo de público al que pretende dirigirse. por ejemplo, los artículos para la revista técnica pueden contener fórmulas químicas, cálculos teóricos, descripciones detalladas de la metodología de investigación y deducciones y conclusiones cuidadosamente planteadas. Los artículos o informes dirigidos a un público general requieren un estilo muy diferente, en el que se utilice un lenguaje sencillo e ilustraciones simples, y se haga hincapié en las implicaciones prácticas y personales de la información que se transmite.

• Evite el uso del lenguaje coloquial y de palabras de moda. Palabras como “Está de lujo”, “fenomenal” y “tremendo” no son adecuadas en un escrito técnico que se reclama un estilo formal. Las palabraso expresiones de moda como “priorizar”, “inicializar” e “implementar” también deben evitarse.

• Evite las redundancias. Por ejemplo.

Evite	Úsese mejor
Partes componentes	componentes o partes
Consenso de opinión	consenso
Lo más principal	lo principal
Rodeado por todos lados	rodeado

  Evite los eufemismos. Los eufemismos pomposos y de muchas palabras tienden a abigarrar los buenos escritos y no deben usarse. Considere los siguientes ejemplos:

Vehículo previamente comprado	automóvil usado
Centro de comunicación de recursos	biblioteca
Ingeniero de sanidad	recogedor de basura

• Evite errores de ortografía y una gramática diferente. si usted tiene falta de ortografía o gramaticales, busque corregirlas tomando cursos al respecto. mientras tanto, pida a algún amigo que revise sus escritos para identificar y corregir los errores de ortografía y gramática que pudiera estropear su trabajo.

La Carta

Definición

Aunque una carta de negocios sirve para notificar envíos, acusar recibos de lo que sea, comunicar un hecho, presentar una reclamación, hacer una solicitud, conceder o negar algo que se nos ha pedido, agradecer una atención, y tantos otros requisitos obligados en un negocio, nunca debe escribirse precipitadamente, puesto que su tono y espíritu provocan su primer impacto verdadero ante el cual reacciona el lector.

las cartas sirven, indudablemente, para lo señalado, pero esto no es sino una sola de sus funciones, la más elemental y material, y la única conocida por quienes sirven con la tradición, por quienes solo se recuperan por decir cosas y exponer hechos concretos, siempre en forma fría ,y estática. Para escribir cartas así, basta con conocer la gramática y los principios generales de la redacción simple, los cuales pueden hallarse en cualquiera de los múltiples libros y tratados que al respecto existen. pero dejemos estas consideraciones y pasemos al análisis de las funciones más importantes de una carta.

El documento

Desde luego, tenemos que afirmar en forma categórica que todo escrito comercial debe poseer una intención y una fuerza que rebase los límites de su finalidad aparente. Quien escribe una carta no debe limitarse a escribir un texto correcto, sino que debe hacerlo de modo eficaz para que incluya sobre el ánimo del lector más que en sus sentidos. Un buen redactor dice las cosas de manera que impresionen y convenzan; es decir, si pide, obliga a que se le complazca; si clama, induce a que lo atienda; si niega, persuade para que se le comprenda. En una palabra: sabe escribir con éxito profesional.

La carta, puntualizamos, es tal vez el elemento más importante en la vida comercial, y justo es que se le conceda la atención que merece por el lugar tan descartado que ocupa en el desenvolvimiento de los negocios; por ello, quien escribe está obligado a aplicar toda su atención a estos instrumentos de la comunicación comercial efectiva.

Las Circulares

Definición y clasificación. Son cartas o avisos iguales dirigidos a diversas personas para darles a conocer alguna orden, información, etc. En el campo o actividad oficial, se define como la orden que una autoridad superior dirige a todos o a gran parte de su personal. Por su naturaleza y destino se clasifican en internas y externas. En cualquier caso, es una carta colectiva, con tratamiento específico, según el grupo que se dirige y de donde parte. Por ejemplo:

·         Las de tipo interno, con los tratamientos señalados, circulan en el seno de una asociación, institución, secretaría de Estado, etc. Las segundas, usadas en el terreno comercial, circulan hacia el exterior, sustituyen ventajosamente a los prospectos y folletos que se emplean como un medio publicitario permanente, ya que resultan muy económicas.

·         Estructura. En cuanto a su particular y primaria función, es decir, la de dar a conocer noticias, informaciones, ordenamientos, etc., debe ser clara, propia en su lenguaje, concreta y, por consiguiente, breve, a fin de que sea fácil de leer y entender, con el objeto de que el lector no se canse antes de tiempo. Si ha de incluir algún antecedente, éste debe ser directo y también breve para que el motivo sea conocido rápidamente por el lector. Además, si se quiere que la comunicación sea afectiva, sobre todo cuando se trata de una circular externa, debe dar al lector la sensación de que el final está próximo y el asunto es fácil de comprender.

 Los Memorandums o Memorandos

Definición. Son comunicaciones escritas (carta resumen), de forma simplista, para uso de los niveles internos de una organización. Sin embargo, su auténtica función -aunque haya quienes lo utilicen informes breves o como elementos publicitarios- es servir para que un superior dé a conocer, hacia los niveles inferiores: decisiones, órdenes, anunciar innovaciones, tanto en el trabajo como en el personal, comunicar reemplazos, fijar vacaciones, etc., o bien, solicitar información.

Circulares, memorandos, oficios, instancias y actas

Por ser una comunicación “en casa”, se prefiere el menor número de elementos, así como el más funcional y práctico formato. (Fig. 18.1.) Las partes básicas son generalmente siete, a las que debe añadirse dos complementarias:

Partes básicas:

• Expresión de ser MEMORANDO.
• Fechas (abreviadas)
• Destinatario (PARA)
• Origen (DE)
• Asunto
• Mensaje
• Iníciales o firmas.

Partes complementarias:

• Incluso o anexos
• Instrucciones para distribución.

Partes constitutivas del auténtico oficio: De acuerdo con las disposiciones que se han dictado sobre la materia, las partes de que debe constar todo oficio, emanado de un órgano de gobierno, son las siguientes:

• Sello oficial
• Característica
• Asunto o extracto
• Lugar y fecha
• Nombre y dirección del destinatario
• Cita de antecedentes
• Introducción y principio
• Cuerpo o medio del documento
• Fin o conclusión
• Frases de cortesía
• Lema
• Antefirma
• Firma
• Iníciales
• c.c.p. (siglas que significan: “con copia para”.)
• Recomendación marginal.

Esquema o formato de un oficio. Por disposiciones expresas sobre el particular, los escritos oficiales tienen formato el que aparece en la Fig. 18-2

Su redacción. Disposiciones expresas sobre el particular y lo expresa que recomienda el buen juicio, la redacción de todo oficio debe ser clara, atenta y sobria, sujeto su contenido estrictamente al acuerdo recaído, sin que por ningún motivo se trate más de un asunto en un mismo oficio. Se recomienda, al redactar un oficio, tener muy presente: el asunto o extracto, la cita de antecedentes, el cuerpo y las frases de cortesía.

Asunto o extracto. El objeto de extractar el contenido del oficio obedece a razones de economía de tiempo para los funcionarios, pues así, por medio de esta síntesis, se enteran rápidamente de lo que se trata en el cuerpo del escrito; pero esta síntesis debe ser clara, para ello hay que cuidar no caer en un localismo llevado a su mínima expresión, ni en un verbalismo exagerado, pues con lo primero se peca de no decir nada, como pueda verse en los ejemplos siguientes:

• “Que se llevena cabo investigaciones”,
• “Pidiendo aclaración”,
• “Que no es posible autorizar la aplicación que se indica”,

Y con lo segundo, puede hacerse el extracto tan extenso como el cuerpo mismo. Pero por los tres ejemplos anteriores resulten claros, debe precisarse: qué clase de investigaciones deben llevarse a cabo, de qué índole es la aclaración solicitada y cuál es la aplicación que no puede autorizarse. Como se puede apreciar, es indispensable ser sobrio y concisos en la redacción del “extracto o asunto” y contener dentro de los límites de un justo medio, sin pecar por defecto, ni por exceso de palabras. Con el objeto de que el destinatario localice fácilmente los antecedentes, es requisito imprescindible que el redactor de un oficio cite, en la zona señalada, los datos contenidos en el ángulo superior derecho del escrito que se contesta, es decir: Núm. del oficio, fecha y expediente. Con esta cita el redactor se evita reseñar, en el cuerpo del oficio, el asunto del escrito que contesta, ya que las oficinas públicas acuerdan la correspondencia según sus antecedentes íntegros. En casos de particulares, hacen lo propio o tienen presente los asuntos que tramitan en las dependencias del gobierno.

Las Actas

Definición y recomendaciones. Las actas de reunión y asambleas -únicas de interés dentro de este texto- como testimonio de hechos, deben contener, en esencia, todo lo tratado y acordado en tales reuniones y asambleas; pero han de hacerse en forma ordenada, concreta e inteligible, para que su contenido sea fácilmente consultado. En este tipo de documentos no conviene reproducir íntegramente todos los incidentes y palabras que se originan en la sesión, pues, resultaría, además de kilométrica y confusa, llena de interdicciones, de divagaciones y de inútiles repeticiones.

Como testimonio de hechos que toman lugar en el momento mismo de las reuniones, es decir, en el instante en que se suceden, las actas deben redactarse en tiempo presente de indicativo; por ejemplo: “Comprobando el quórum, el Presidente abre la sesión (no: “abrió la sesión”); el señor X, pide la `palabra y propone (no: “pidió la palabra y propuso”); la propuesta del señor Z se aprueba por unanimidad (no: “se aprobó por unanimidad”); etcétera.

Documento de este tipo no deben presentar dificultades técnicas de redacción, ya que su carácter es informativo e impersonal; pues basta con expresar, en forma correcta, realista y ordenada, las ideas expuestas por cada uno de los participantes. Evite esa manía de tergiversar el espíritu de intervenidor, tratando de embellecer, modificar, arreglar, etc., los conceptos vertidos. Para este documento sea fiel testimonio de hechos, el redactor no deberá dejarse dominar por la euforia retórica del expositor, pues se corre el riesgo de llegar al extremo de olvidarse de anotar lo que está sucediendo.

Convocatoria. Como toda reunión debe ser convocada previamente, antes de cada ejemplo de acta incluimos un modelo, la definiremos y explicaremos su objetivo. Como su nombre lo indica, es un documento expedido por persona o personas autorizadas, por medio del cual se convoca, se llama o se cita a los miembros de una institución, asociación, empresa, etc., para que, de acuerdo de su Estatus y Reglamento, participen en el estudio o resolución de asuntos que deben conocerse y resolverse en las asambleas o juntas de dichos cuerpos o grupos.

Toda convocatoria debe contener:

• Expresión de ser CONVOCATORIA.
• Lugar y fecha en que se expide
• Destinatario, puede ser personal, o bien, en forma colectiva; por ejemplo: A los miembros de esta sociedad; Estimado señor Consejero; A los miembros del Consejo de Administración; etcétera.
• Lugar, día y hora de la reunión, junta o asamblea
• Disposición reglamentaria en que se funda la convocatoria
• El ORDEN DEL DIA u ordenamiento a que deberá sujetarse la reunión
• Condiciones y requisitos que deben satisfacer las personas que concurran
• Firma o firmas de las personas que convocan

El Artículo

El artículo es un escrito que trata de un tema en una publicación. El artículo periodístico trata temas de actualidad según el punto o el criterio de los editores. Una forma para elaborar un artículo de esta naturaleza es la siguiente:

• Especificación clara y concreta del tema
• Evolución o casos semejantes en el pasado
• Características y relaciones con el contexto
• Trascendencia, repercusiones y generales, inmediatas y mediatas
• Conclusiones
• Fuentes consultadas

El Ensayo

El ensayo es un escrito generalmente breve en el cual se diserta para mostrar una interpretación nueva o revelar nuevos aspectos del tema de que se trata.

Estructura:

• Explicación de los criterios y conceptos que se aplican
• Delimitación del tema, relaciones y antecedentes
• Análisis del tema
• Conclusiones
• Referencia a las fuentes de información utilizadas

Los Informes Técnicos

De todas las formas de comunicación escrita empleadas por los ingenieros, los informes técnicos son los que más comúnmente se asocian con el trabajo de ingeniería. Tales informes proporcionan al ingeniero un vehículo para la comunicación de los resultados de su trabajo a sus colegas, clientes, supervisores, personal de administración y público en general.

El formato de los informes técnicos puede variar dependiendo del tipo de informe. Los informes sobre progresos, de objetivos y de investigaciones empírica se organizan de manera semejante, pero cada tipo de escrito técnico tiene un formato que lo distingue. En la tabla se incluye una lista de algunos componentes de los informes técnicos. Normalmente, éstos no se escriben en el orden dado.

En la página de título se incluye el título del informe, el nombre del autor o autores, el nombre de su compañía u organización y la fecha de publicación. Puede contener información adicional como el número del informe, nombre y dirección de la organización que lo patrocinó, una lista de distribución y las restricciones sobre la producción y uso del informe.

El resumen es un componente preciso del contenido y propósito del informe. Su objetivo es proporcionar la información suficiente para que el lector pueda determinar si vale la pena obtener y leer el informe completo. Un resumen descriptivo explica el contenido del informe completo pero sin ofrecer los descubrimientos del informe. Un resumen informativo desarrolla brevemente la metodología de estudio y establece las principales conclusiones y recomendaciones.

La introducción presenta el tema, el objetivo y la cobertura del informe, así como su plan de desarrollo. Puede contener también los antecedentes teóricos o históricos que se obtuvieron al consultar la bibliografía técnica.

La sección de metodología o de procedimiento proporciona una relación detallada de los pasos que se siguieron para efectuar el trabajo descrito en el estudio o suele describirse el equipo que se utilizó.

La sección de resultados, como su nombre lo indica, describe los resultados del proyecto o investigación. Esta sección del informe por lo general contiene figuras y tablas, así como una interpretación de los resultados o descubrimientos.

Tabla 5.1Componentes de un informe técnico.

Resumen Introducción Metodología o procedimiento Resultados Conclusiones Agradecimientos Bibliografía o lista de referencias Apéndices

Las conclusiones “son las deducciones obtenidas de las evidencias de hecho del informe”. En los informes técnicos que tratan sobre temas complejos o polémicos, muchos de sus autores, como preámbulo a las conclusiones, incluyen un resumen de los hechos, y titulan dicha sección resumen y conclusiones. La sección de recomendaciones propone un plan de acción basado en las conclusiones. Las recomendaciones se plantean de manera sencilla, a menudo en forma de lista, y no es necesario incluir argumentos de apoyo. En la sección de agradecimientos se reconoce a aquellas personas y organizaciones que hicieron contribuciones significativas al proyecto.

La bibliografía es una lista de los libros, artículos y otras referencias utilizados en la preparación del informe. En los informes técnicos, por lo general la lista de obras citadas se designa como referencias. Se usan muchos formatos diferentes para la bibliografía de los informes técnicos. La figura 5.3 muestra dos de tales formatos. En el cuerpo del informe, las fuentes de referencia pueden citarse entre paréntesis, por nombre, número o superíndice, por ejemplo:

Investigación efectuada en la Universidad de Texas (Carter, 1986)

Investigación efectuada en la Universidad de Texas (1)

Investigación efectuada en la Universidad de Texas1

Algunas organizaciones prefieren listar las fuentes bibliográficas como notas a pie de página en lugar de incluir una lista aparte al final del cuerpo principal del informe. El material técnico detallado, como programa de computación, tablas, etc., por lo general se incluyen en uno o más apéndices al final del informe.

El autor de un informe técnico normalmente emplea cuatro formas para la presentación (6):

• Narración, en la que una serie de sucesos se relacionan en un orden generalmente cronológico.

• Descripción, una representación verbal de algo que por lo general se expresa en términos de tamaño, forma, color, textura y posición.

• Exposición, que plantea lo que el autor quiere decir con el propósito de clarificar o explicar alguna materia.

• Argumentación, cuyo propósito es convencer al lector de la probabilidad de algunas proposiciones es correcta.

Con el fin de informar o instruir al lector, el autor de un informe técnico puede usar ejemplos, definiciones, comparaciones y análisis de causa y efecto.